In diesem Artikel geht es kurz darum, wie wir für ein Postfach unter Exchange-Online das Archiv-Postfach aktivieren können. Im Exchange-Plan 1 ist immer ein 100 GB Archiv-Postfach inkludiert, welches erstmal aktiviert werden muss.
Achtung: Es handelt sich hierbei nicht um die gesetzlich vorgeschriebene Revisionssichere Archivierung!
Durchführung
Im ersten Schritt müssen wir uns mit der PowerShell auf unseren Microsoft 365 Tenant verbinden. Dazu verwenden wir den Connect-ExchangeOnline Befehl.
Archiv für Benutzer aktivieren
Jetzt müssen wir erstmal das Archiv für den Benutzer aktivieren. Dazu müssen wir den folgenden Befehl verwenden:
Enable-Mailbox <E-Mail Adresse> -ArchiveEs wird dann für den Benutzer ein Archiv erstellt, welches dann sich automatischin Outlook einbindet. Damit kann der Benutzer dann entweder per Drag-and-Drop die E-Mails verschieben oder über Rechtsklick eine Aufbewahrungsrichtlinie auf einen Ordner anwenden.
Archiv-Job manuell starten
Der Archiv-Job läuft in der Regel einmal in der Woche durch. Wenn wir diesen starten wollen, müssen wir den folgenden PowerShell verwenden:
Start-ManageFolderAssistant -Identity <E-Mail Adresse>Exchange-Online braucht jetzt eine gewisse Zeit, die E-Mails zu markieren. Nach einer Wartezeit müssen wir ggf. den Befehl nochmal absetzen, damit die E-Mails dann in das Archiv verschoben werden.
Mögliche Probleme
Es kann sein, dass Benutzer keine E-Mails verschieben können, da ein Attribut in Exchange-Online gesetzt sein könnte. Dieses können wir mit dem folgenden Befehl überprüfen:
Get-Mailbox <E-Mail Adresse> | fl RetentionHoldEnabledWenn das Attribut auf true gesetzt ist, müssen wir dieses auf false setzen.
Set-Mailbox <E-Mail Adresse> -RetentionHoldEnabled $false