Online-Archiv für Benutzer aktivieren

Einleitung

In diesem kurzen Artikel geht es kurz darum, wie wir auf unserem Exchange-Online Server einrichten können, dass die Benutzer Ihre E-Mails archivieren können. Dafür müssen im Vorwege einige Vorbereitungen getroffen werden. 

Achtung: Es handelt sich hierbei nicht um die gesetzlich vorgeschriebene Revionssichere Archivierung!

Durchführung

Im ersten Schritt müssen wir uns mit der PowerShell auf unseren Microsoft 365 Tenant verbinden. Dazu verwenden wir den Connect-ExchangeOnline Befehl.

Archiv für Benutzer aktivieren

Im ersten Schritt müssen wir das Archiv für einen Benutzer erstmal aktivieren. Dazu verwenden wir den folgenden Befehl:

Enable-Mailbox <E-Mail Adresse> -Archive

Es wird dann für den Benutzer ein Archiv erstellt, welches dann sich automatisch in Outlook einbindet. Damit kann der Benutzer dann entweder per Drag-and-drop die E-Mails verschieben oder über Rechtsklick eine Aufbewahrungsrichtlinie auf den Ordner anwenden. 

Archiv-Job manuell starten

Der Archiv-Job läuft in der Regel einmal in der Woche durch. Wenn wir diesen starten wollen, müssen wir den folgenden Powershell-Befehl verwenden:

Start-ManageFolderAssistant -Identity <E-Mail Adresse>

Exchange-Online braucht jetzt eine gewisse Zeit, die E-Mails zu markieren. Nach einer Wartezeit müssen wir ggf. den Befehl nochmal absetzen, damit die E-Mails dann in das Archiv verschoben werden. 

Mögliche Probleme

Es kann sein, dass Benutzer keine E-Mails verschieben können, da ein Attribut in Exchange Online gesetzt sein könnte. Dieses können wir mit dem folgenden Powershell-Befehl überprüfen: 

Get-Mailbox <E-Mail Adresse> | fl RetentionHoldEnabled

Wenn das Attribut auf true gesetzt ist, müssen wir dieses auf false setzen.

Set-Mailbox <E-Mail Adresse> -RetentionHoldEnabled $false